そんな●●な会議はやめませんか？

みんなが思っていること

• 会議が多過ぎる
• 準備と共有が無駄に多い、また逆に準備と共有がない
• 参加意識が低い

どうでしょうか？誰しもが何かしら思い当たるのではと思います。

その会議、本当に必要ですか？

参加者に対するこの問いかけは直球でトゲがありますが、この答えを明確に答えられる人って意外に少ないです。

(少なくとも私の周りでは少ないです)

中には「定例MTGだから」と答える方もいらっしゃいます。

惰性で続けてはいけない

会議をすることが目的になってはいけない

重役会議だろうが何だろうが、昔からやってるからとか、顔を合わすことに意味があるとか・・・意味の分からない理由で会議を開催していないか今一度考えて下さい。

「あれ？この会議の目的って何だっけ？」と感じた時点で、開催頻度・会議内容や参加人数を見直す機会にしましょう。

また「今日って実施する意味ある？」とか「この会議って隔週でも良いのでは？」と問題提起し易い雰囲気づくりはとても重要だと思います。

会議の目的・目標を明確にする

明確な目標・目的がないものは廃止しても良いと個人的に思っています。

• 何となくで集まらない
• 何となくで話をしない
• ダベりたいを目的にしない
• 顔を見たいを目的にしない

何となく集まって、何となく話をし、何も決まってないし何も成果物は無いけど、話もできたしみんなの顔を見れたから良かったねとか、そういうのは止めましょう。

有意義な成果物(アウトプット)を得るためにも会議の目的・目標は明確にしておきましょう。

じゃないと、1時間で確保した会議室を平気で3時間使用するとか、朝から晩まで会議したのにまだ終わらないとか、そういうのは改善されていきません。

定量的な目的・目標を設定する

会議に参加しない／できない人とも共通認識を持てる

会議終了(目標達成)までの道筋をイメージし易くなる

会議を終わらせるタイミングが明確になる

会議を再度開催するかどうかが明確になる

上記は会議に定量的に測定できる目的・目標を設定した場合に得られるメリットです。

具体例をあげると「意見を100件集める」はどうでしょうか。

事前共有があれば、ある程度自分の意見をまとめて考えておくことができますし、人数で割ったら一人当たりでの意見数も概算で把握出来ます。また一意見あたりを発表する時間も把握できますね。

会議進行中でも、明らかに進捗率が悪くて終わる目処が立たないなど、その場で軌道修正を測ることもできるかもしれません。

これらは、何となく会議をやっていては不可能なのです。

(実際にやるとなると、重要度が低い意見を100件集めても本当に有意義とはならないので、目的・目標の細分化が必要です)

ルールを設ける

必要のない発言を減らせられる

会議の内容が必要最小限に絞れる

プロジェクトチームでの週次の定例会議の場合を考えてみましょう。

現状報告や進捗報告をすると思いますが、報告内に今困っていることや相談事項があった場合はどうでしょうか。

ルールがないと、その場であーだこーだと話をしてしまい、次の人の報告がなかなか始められないというようなことが発生する可能性が高いですが、ルールがあるとスムーズに進行できます。

相談事項を話し解決する会議は別に開催すれば良いだけです。

一つ一つの会議をシャープに保ちつつ、意味ある会議が多くなることは正常だと思います。

そうすれば報告時間は20人程度であれば30分確保していれば十分でないでしょうか。

さらに予定より早く終わったならすぐ解散する癖を付けましょう。

きっちり30分を使い切る必要は一切ないです。

参加意識が低いとは？

• 発言しない
• 議論に加わらない

このような属性の人は、一般的に参加意識が低いということになるかと思います。

このような人は注意しても改善される可能性が低かったりすので、会議から外すなどが必要かもしれません。

• 発言し難い
• 議論に加わり難い

しかし属性に関係なく、会議の雰囲気や形態が原因の場合は違ったアプローチが必要です。

そうした場合は、司会進行役を立てる(いわゆるファシリテーション)は有効な手段の一つです。

ここの判断を誤ると、意味のない改善が行われた挙句に現場の満足度は低いままということになるため、注意が必要です。

マルチタスクな人がいる

• 会議中に関係ない作業をしている

これは一般的にNGだと思いますし、会議に関係のないことはしない＆持ち込まないが基本原則だと思います。

議論に参加出来ないくらい別作業に没頭しているとか、全然話を聞いていないのは論外です。

しかしながらマルチタスクの人間は確かに存在します。

そして、課長や部長クラスの人間は当たり前のようにマルチタスクだったりします。

管理職クラスの人間は会議への参加が多くなる傾向があるので、会議の時間を使ってメールやチャットへの返信、ちょっとした資料の作成までやっちゃいます。

マルチタスクなので、周りの発言は聞いてるし流れも把握している、自分が言うべきことは言うことが出来ちゃいます。

私は、個人パフォーマンスが上がって集団パフォーマンスが下がらないのであれば、問題ないと判断しています。

(マルチタスクに擬態して実はスマホでゲームしたりインターネットしてたり・・・という人が一定数存在します)

コスト意識をもつ

当たり前のことですが、組織の中でお給料をもらって動いてるわけなので、みんなでコスト意識を持ちましょう。

物理的に物を買う時はあれだけチェックが入るのに会議では・・・以下のように例えば

　・40,000万円／1人日

　・8h勤務／1日

　・5,000円／1H

※受託的な考えのもとで人件費を算出していますが、月給で算出すると半分の20,000円くらいが1人工の平均値でしょうか

このような社員を10人集めた会議を1時間実施すると10人 × 5,000円となり、50,000円のコストが掛かっていることが分かります。

1時間で50,000円ぶっ飛ぶんですよ。どれだけ成果物が大切かご理解頂けたと思います。

(これを国会に置き換えると・・・)

よく言われる、みんな大好き費用対効果です。

でも実際に考えて行動出来てる人は少ないのかもしれません。

コスト意識が常に働くようになると、必然的に売上・利益に対する意識も変わります。

なので会社としては、日頃からコストに対する意識が従業員に根付くような教育が求められるのかなと思います。

(注)決してケチになれという意味ではない！

まとめ

会議一つから話が大きくなりましたが極端な話「これやったらいくら売上が増えるの？」「これやったらいくら利益出るの？」です。

その入り口が、目的を持つことであり、コスト意識を持つことだと思います。

会議も、その一つの手段に過ぎないのです。

目的を達成するための最適な手段が会議なのであれば、自信を持って実施すれば良いのです。

以下、会議に関してより具体的に実践内容が書かれたビジネス書を読んでみて、記事にしております。